Kỹ năng giải quyết xung đột giữa nhân viên và quản lý | Safe and Sound

Theo các chuyên gia tâm lý, giải quyết xung đột hiệu quả không chỉ giúp cải thiện quan hệ giữa nhân viên và quản lý mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc cởi mở, chuyên nghiệp và hiệu suất cao. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nguyên nhân gây ra xung đột, hậu quả của việc xử lý kém, cũng như kỹ năng giải quyết xung đột với cách tiếp cận xung đột một cách khéo léo để tạo ra kết quả đôi bên cùng có lợi.

Ngô Thị Sáng | Thạc sĩ Tâm lý giáo dục học – Ứng dụng chăm sóc sức khỏe tinh thần  Safe and Sound

Viện Ứng Dụng Công Nghệ Y Tế

1. Nguyên nhân gây ra xung đột giữa nhân viên và quản lý

Trước khi tìm hiểu cách giải quyết xung đột, điều quan trọng là hiểu được gốc rễ của vấn đề. Một số nguyên nhân phổ biến gây ra xung đột giữa nhân viên và quản lý bao gồm:

1.1. Giao tiếp kém

Khi nhân viên và quản lý không có sự giao tiếp rõ ràng, thông tin có thể bị hiểu sai hoặc bị thiếu sót. Nhân viên có thể cảm thấy bị áp đặt, trong khi quản lý lại cho rằng nhân viên không chịu tiếp nhận chỉ đạo. Các chuyên gia tâm lý cho biết, sự thiếu minh bạch trong truyền đạt cũng có thể khiến nhân viên cảm thấy bị đối xử không công bằng hoặc không được tôn trọng.

1.2. Khác biệt về quan điểm và phong cách làm việc

Mỗi cá nhân có một phong cách làm việc và quan điểm khác nhau. Quản lý có thể thích cách làm việc nhanh gọn, trong khi nhân viên lại cần nhiều thời gian để phân tích kỹ lưỡng trước khi ra quyết định. Nếu hai bên không tìm được điểm chung, xung đột sẽ dễ dàng nảy sinh.

1.3. Áp lực công việc dẫn đến căng thẳng và mệt mỏi

Áp lực từ deadline, chỉ tiêu kinh doanh, hay khối lượng công việc lớn có thể làm tăng mức độ căng thẳng, mệt mỏi của cả quản lý lẫn nhân viên. Trong trạng thái căng thẳng, con người thường có tâm lý dễ mất bình tĩnh, phản ứng tiêu cực và khó kiểm soát cảm xúc, làm gia tăng nguy cơ xảy ra xung đột.

1.4. Thiếu sự công nhận và đánh giá công bằng

Ảnh 1: Thiếu công nhận và đánh giá công bằng từ quản lý

Nhân viên mong muốn những đóng góp của mình được công nhận và đánh giá xứng đáng. Nếu họ cảm thấy không được trân trọng, bị bỏ qua trong các quyết định quan trọng hoặc không nhận được sự khen thưởng tương xứng, họ có thể mất động lực làm việc và xuất hiện tâm lý bất mãn với quản lý.

1.5. Sự kiểm soát quá mức hoặc thiếu hỗ trợ từ quản lý

Các chuyên gia tâm lý chia sẻ, một số quản lý có xu hướng giám sát quá chặt chẽ, khiến nhân viên cảm thấy bị bó buộc, mệt mỏi, không có không gian để sáng tạo và phát triển. Ngược lại, nếu quản lý thiếu sự hỗ trợ hoặc không đưa ra hướng dẫn rõ ràng, nhân viên có thể cảm thấy bị bỏ rơi và gặp khó khăn trong công việc.

2. Hậu quả của việc không giải quyết xung đột kịp thời

Nếu không được xử lý kịp thời, xung đột giữa nhân viên và quản lý có thể dẫn đến hàng loạt hậu quả tiêu cực, ảnh hưởng không chỉ đến cá nhân liên quan mà còn đến toàn bộ tổ chức:

- Giảm năng suất làm việc: Khi nhân viên cảm thấy bị áp lực, mất động lực làm việc, họ sẽ không còn hứng thú với công việc, dẫn đến hiệu suất suy giảm.

- Môi trường làm việc trở nên độc hại: Một bầu không khí làm việc đầy căng thẳng, tranh cãi sẽ ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên khác trong công ty.

Ảnh 2: Xung đột có thể khiến môi trường làm việc trở nên độc hại

- Tăng tỷ lệ nghỉ việc: Những nhân viên không hài lòng với cách quản lý sẽ có xu hướng tìm kiếm cơ hội ở nơi khác, gây tổn thất nhân sự cho công ty.

- Ảnh hưởng đến uy tín của quản lý: Nếu quản lý thường xuyên xảy ra xung đột với nhân viên, họ có thể mất đi sự tín nhiệm, làm suy giảm hiệu quả lãnh đạo.

3. Cách giải quyết xung đột giữa nhân viên và quản lý hiệu quả

3.1. Giữ bình tĩnh và không để cảm xúc chi phối

Khi xảy ra xung đột, cảm xúc tiêu cực có thể dễ dàng chi phối hành vi và suy nghĩ của cả hai bên. Sự tức giận, thất vọng hay căng thẳng có thể khiến mọi chuyện trở nên trầm trọng hơn nếu không được kiểm soát.

Để tránh tình trạng này, cả nhân viên và quản lý cần:

- Dành thời gian suy nghĩ trước khi phản ứng: Khi cảm thấy bức xúc, hãy tạm dừng cuộc đối thoại để lấy lại bình tĩnh. Một khoảng thời gian ngắn để hít thở sâu hoặc suy nghĩ về tình huống sẽ giúp kiểm soát cảm xúc, tâm lý và phản ứng của bản thân.

- Không quy chụp hay đổ lỗi: Thay vì vội vàng kết luận rằng đối phương "cố tình làm sai" hoặc "không hiểu vấn đề", hãy giữ một thái độ khách quan.

- Tập trung vào giải pháp thay vì cảm xúc cá nhân: Cố gắng hướng cuộc trò chuyện đến việc tìm ra cách khắc phục thay vì chỉ bày tỏ sự thất vọng.

Các chuyên gia tâm lý cho biết, giữ bình tĩnh là bước đầu tiên và cũng là nền tảng quan trọng trong quá trình giải quyết xung đột. Một khi cảm xúc đã ổn định, cả hai bên mới có thể tiếp tục đối thoại một cách lý trí và hiệu quả.

3.2. Lắng nghe chủ động và đồng cảm

Ảnh 3: Lắng nghe chủ động và đồng cảm

Theo các chuyên gia tâm lý, một trong những nguyên nhân phổ biến khiến xung đột kéo dài hoặc leo thang là do cả hai bên đều muốn nói nhưng không thực sự muốn lắng nghe.

Để có thể lắng nghe một cách chủ động và hiệu quả, hãy áp dụng các nguyên tắc sau:

- Không ngắt lời khi đối phương đang nói: Để họ bày tỏ hết quan điểm trước khi đưa ra phản hồi. Điều này giúp họ cảm thấy được tôn trọng và tâm lý sẵn sàng cởi mở hơn.

- Đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề: Nếu chưa hiểu rõ ý của đối phương, hãy đặt câu hỏi thay vì tự suy diễn. Ví dụ: "Ý của bạn là... đúng không?"

- Diễn đạt lại nội dung của đối phương: Đây là một kỹ thuật quan trọng giúp xác nhận rằng bạn đã hiểu đúng vấn đề. Ví dụ: "Tôi hiểu là bạn đang cảm thấy không được trao đủ quyền tự chủ trong công việc, đúng không?"

- Thể hiện sự đồng cảm: Dù không hoàn toàn đồng ý, hãy thể hiện rằng bạn hiểu và tôn trọng góc nhìn của đối phương. Ví dụ: "Tôi hiểu là điều này khiến bạn cảm thấy mệt mỏi, và tôi thực sự muốn tìm cách giúp bạn."

Các chuyên gia tâm lý nhấn mạnh, sự lắng nghe chủ động và đồng cảm sẽ giúp giảm căng thẳng trong cuộc đối thoại, đồng thời mở ra cơ hội để cả hai bên tìm kiếm giải pháp một cách thiện chí hơn.

3.3. Đối thoại mở và minh bạch

Tránh né xung đột không phải là cách giải quyết xung đột hiệu quả, vì điều này chỉ làm mâu thuẫn tích tụ và bùng phát mạnh hơn về sau. Thay vào đó, cả nhân viên và quản lý cần chủ động đối thoại với tinh thần, tâm lý cởi mở và minh bạch.

Cách thực hiện đối thoại hiệu quả:

- Chọn thời điểm và không gian phù hợp

• Không nên thảo luận khi cả hai bên đang quá căng thẳng tâm lý. Hãy chọn một thời điểm mà cả hai đều có thể bình tĩnh nói chuyện.
• Địa điểm cũng rất quan trọng. Một không gian riêng tư, yên tĩnh sẽ giúp cuộc đối thoại diễn ra suôn sẻ hơn so với việc tranh luận giữa một cuộc họp đông người.

- Sử dụng ngôn ngữ tích cực và mang tính xây dựng

• Các chuyên gia tâm lý khuyên bạn tránh dùng những từ ngữ mang tính chỉ trích như "Anh/chị luôn làm sai" hay "Tại sao lúc nào cũng thế?". Thay vào đó, hãy tập trung vào thực tế và cách khắc phục: "Chúng ta có thể làm gì để cải thiện tình hình?"
• Sử dụng đại từ "Tôi" thay vì "Bạn" để tránh tạo cảm giác tấn công. Ví dụ: "Tôi cảm thấy công việc bị chậm lại vì chưa nhận được phản hồi kịp thời" thay vì "Bạn lúc nào cũng phản hồi chậm".

- Hướng cuộc thảo luận đến giải pháp

• Cả hai bên cần đồng ý rằng mục tiêu của cuộc đối thoại là tìm ra cách khắc phục vấn đề, chứ không phải để tranh cãi xem ai đúng ai sai.
• Quản lý có thể hỏi:

"Bạn đang gặp khó khăn gì trong công việc?"

"Tôi có thể làm gì để hỗ trợ bạn tốt hơn?"

"Chúng ta có thể cùng nhau đưa ra giải pháp nào để cải thiện tình hình?"

3.4. Tìm kiếm giải pháp đôi bên cùng có lợi

Ảnh 4: Tìm kiếm giải pháp đôi bên cùng có lợi

Một giải pháp lý tưởng trong giải quyết xung đột là khi cả hai bên đều cảm thấy được tôn trọng và hài lòng. Điều này có thể đòi hỏi sự thỏa hiệp và linh hoạt từ cả hai phía.

Các chuyên gia tâm lý gợi ý, để đạt được điều này, hãy cùng nhau:

- Xác định lợi ích chung: Cả nhân viên và quản lý đều có chung mục tiêu là hiệu quả công việc và môi trường làm việc tích cực. Nếu có thể giữ điều này làm trọng tâm, cả hai bên sẽ dễ dàng hợp tác hơn.

- Tìm ra điểm chung: Nếu có một vấn đề không thể giải quyết ngay lập tức, hãy tìm những điểm nhỏ mà cả hai có thể đồng ý và bắt đầu từ đó.

- Cam kết thực hiện giải pháp: Một khi đã thống nhất được hướng giải quyết, cả hai bên cần cam kết thực hiện, đồng thời theo dõi tiến độ để điều chỉnh nếu cần.

3.5. Xây dựng văn hóa phản hồi mang tính xây dựng

Một tổ chức có văn hóa phản hồi tích cực sẽ giúp giảm thiểu xung đột ngay từ đầu. Theo các chuyên gia tâm lý,điều này đòi hỏi sự chủ động từ cả nhân viên lẫn quản lý trong việc:

- Tạo ra các buổi họp phản hồi định kỳ: Không nên chỉ phản hồi khi có vấn đề. Những buổi trao đổi định kỳ giúp đảm bảo rằng mọi vấn đề nhỏ đều được giải quyết trước khi chúng trở thành xung đột lớn.

- Khuyến khích phản hồi trung thực nhưng mang tính xây dựng: Phản hồi nên tập trung vào hành động, không phải cá nhân. Ví dụ: "Anh/chị có thể thử cách tiếp cận này để cải thiện hiệu suất" thay vì "Anh/chị đang làm không tốt".

- Ghi nhận và khen thưởng sự hợp tác: Một môi trường làm việc khuyến khích sự đóng góp và giao tiếp cởi mở sẽ giúp giảm thiểu các mâu thuẫn không cần thiết, tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên.

Giải pháp giúp doanh nghiệp tạo động lực làm việc và xây dựng văn hóa tổ chức bền vững

Tại Safe and Sound, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ tư vấn tâm lý cá nhân mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tạo động lực làm việc cho nhân viên và xây dựng văn hóa tổ chức tích cực. Thông qua các workshop chuyên sâu về động lực làm việc, quản lý cảm xúc, giao tiếp nội bộ và sức khỏe tinh thần, chúng tôi giúp nhân viên của bạn cải thiện hiệu suất, gia tăng sự gắn kết và cảm thấy có ý nghĩa hơn với công việc.

Bên cạnh đó, Safe and Sound còn cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên biệt giúp doanh nghiệp thiết kế môi trường làm việc hỗ trợ sự phát triển cá nhân, xây dựng hệ thống khen thưởng hiệu quả và thúc đẩy một văn hóa doanh nghiệp bền vững.

Với sự phối hợp giữa Bác sĩ Tâm thần -  Chuyên gia tâm lý và ứng dụng Công nghệ trong chăm sóc sức khỏe tinh thần, dịch vụ tư vấn/tham vấn Safe and Sound tự hào tiên phong hỗ trợ bạn “Tự phát hiện sớm - Sơ cứu cảm xúc tức thời - Hỗ trợ đồng hành dài hạn”.

Nếu bạn nghi ngờ mình gặp vấn đề tâm lý, hoặc muốn biết thêm thông tin về dịch vụ tham vấn - tư vấn tâm lý, bạn có thể liên hệ tới HOTLINE 0964 778 911 (Điện thoại/Zalo, 24/7) để được giải đáp và hỗ trợ trong thời gian sớm nhất! 

CÁCH THỨC ĐẶT LỊCH HẸN tham vấn/tư vấn trực tuyến hoặc trực tiếp với chuyên gia

• Tại Fanpage Bác sĩ tâm lý SNS
• Hoặc tải và đặt lịch tham vấn trên ứng dụng Safe and Sound để quản lý và theo dõi lịch mọi lúc, mọi nơi 

Safe and Sound - thuộc Viện Ứng dụng Công nghệ Y tế (IMT)

Xem thêm:

- Cách thúc đẩy động lực nội tại của nhân viên, lãnh đạo cần biết

- 6 cách duy trì động lực trong công việc và cuộc sống

- Tăng động lực – tăng năng suất thông qua hooc-mon hạnh phúc